+31(0)6 21886161info@processminery.com

Hoe kies je het juiste case ID? We kunnen ze niet allemaal gebruiken…. Of toch wel?

Wanneer je Process Mining wilt gaan gebruiken om je proces te analyseren dan zul je moeten bepalen wat het juiste case ID is voor je analyse. Soms is de keuze eenvoudig maar vaak zijn er vele potentiele case IDs beschikbaar.

Hoe kies je dan het case ID dat het beste past bij de analyse die je wilt gaan uitvoeren? Als we het Bestellen tot Betalen proces in Oracle EBS bekijken dan zijn er meerdere potentiele case IDs. We zien een aantal verschillende documenten:

  • Bestelaanvraag
  • Inkooporder
  • Ontvangst
  • Factuur

Elk van deze documenten heeft zijn eigen “nummer”. Zo heb je bijvoorbeeld het bestelaanvraag nummer. Dit is het nummer dat je ziet in de applicatie en waarop je in de standaard Oracle EBS schermen naar een bestelaanvraag kunt zoeken. De inkooporder heeft ook een nummer, net als de ontvangst en de factuur.

Het document nummer gebruiken of het interne ID?

Al deze documenten hebben ook een intern ID. Zo heeft een bestelaanvraag bijvoorbeeld een requisition header id. Het voordeel van het ID in vergelijking met het nummer is dat het ID uniek is binnen je gehele Oracle EBS installatie. Het nummer is dat niet altijd. Dit maakt het ID een betere kandidaat om als case ID te gebruiken dan het nummer.

Het nadeel van het ID is dat je dit niet kunt gebruiken om het document in de applicatie op te zoeken. Je zult dan ook het nummer nog als extra attribuut moeten toevoegen aan de event log om altijd nog het document in de standaard Oracle EBS schermen op te kunnen zoeken. Een alternatief is om het kenmerk van de administratie (het Org ID) samen te voegen met het document nummer zodat verzekerd is dat het case ID uniek is.

Het voordeel van deze werkwijze is dat het case ID al een referentie heeft naar een nummer dat je kunt gebruiken om het document in Oracle EBS op te zoeken.

Welk niveau moeten we gebruiken?

De meeste documenten in Oracle EBS hebben meerdere niveaus. De bestelaanvraag heeft een koptekst, één of meerdere regels en iedere regel heeft één of meerdere distributies. Ieder niveau heeft weer zijn eigen ID, je hebt dus een requisition header ID, één of meerdere requisition line IDs en één of meerdere requisition distribution IDs.

Welke moeten we nu gebruiken? Het laagste niveau gebruiken geeft over het algemeen het meest overzichtelijke proces model. Maar soms wil je het proces op een hoger niveau bekijken. Het goedkeuren van bestelaanvragen gebeurt bijvoorbeeld op het niveau van de bestelaanvraag koptekst, niet per regel of distributie. Als je het goedkeuren wilt analyseren kun je dus beter ook de koptekst als niveau voor je case ID gebruiken. Als je dan namelijk het distributie ID zou gebruiken en de bestelaanvraag bevat 10 distributies dan zul je ook het goedkeuren van de bestelaanvraag 10 keer terug zien in je proces, eenmaal voor elke distributie.

Indien je voornamelijk geïnteresseerd bent in het verloop van de bestelaanvraag naar de inkooporder, de ontvangst en de factuur dan zal het niveau van de regel of distributie beter geschikt zijn om onnodige complexiteit en loops in je model te voorkomen.

En indien je beide analyses wilt uitvoeren dan kun je waarschijnlijk het beste twee event logs gebruiken, één op het niveau van de bestelaanvraag koptekst en één op het niveau van de bestelaanvraag distributie.

Welk soort document moeten we kiezen?

Als we een bepaald document als case ID selecteren dan zul je alle activiteiten gerelateerd aan dit case ID zien. Dus als je de bestelaanvraag als document selecteert dan zie je alles gerelateerd aan de bestelaanvraag. Dit betekent ook dat alles wat niet gerelateerd is aan een bestelaanvraag is uitgesloten van je analyse. Een inkooporder kan in Oracle EBS worden ingevoerd zonder relatie met een bestelaanvraag. Dergelijke inkooporders zullen uitgesloten zijn van je analyse indien je de bestelaanvraag als document voor je case ID gebruikt. Zo geldt ook dat facturen die niet gekoppeld zijn aan een inkooporder zijn uitgesloten van je analyse indien je als document voor je case ID kiest voor de inkooporder of bestelaanvraag.

Welk document is dan het meest geschikt voor je analyse? Dat hangt er vanaf…. En in veel gevallen zul je tot de conclusie komen dat je meerdere event logs nodig hebt met verschillende case IDs.

Conclusie

Wanneer je het case ID gaat selecteren en met Process Mining je analyse gaat doen zul je in veel gevallen uitkomen om meerdere event logs om de analyse zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Maar is dat dan een probleem? Waarom zou je niet meerdere case IDs gebruiken… iedere keer het case ID dat het meest geschikt is voor je specifieke (deel)analyse? De data is beschikbaar, de tools zijn er, dus waarom zou je die niet zo goed mogelijk gebruiken?

Marcel Koolwijk

Comments are closed.