+31(0)6 21886161info@processminery.com

Onlangs las ik dit artikel op consultancy.nl. Een interessant artikel waarin een vergelijking wordt gemaakt tussen twee werkwijzen voor proces verbetering;

  • Modelgebaseerde procesverbeteren bijvoorbeeld door middel van Lean
  • Data gedreven process verbeteren door gebruik te maken van Process Mining.

In deze blog wil ik nader ingaan op de valkuilen die in bovengenoemd artikel worden benoemd. Maar voordat ik dat doe hieronder eerst nog even de voordelen van het gebruik van Process Mining.

Voordelen Process Mining;

  • het geeft inzicht in het werkelijke verloop van het proces
  • objectieve en snelle diagnose van proces gerelateerde problemen/knelpunten
  • mogelijkheid om continu proces analyses en optimalisaties uit te voeren
  • knelpunten in uw proces zijn inzichtelijk en onderbouwd met feiten.
  • direct inzicht in doorlooptijden
  • helpt bij het standaardiseren van processen (tussen meerdere vestigingen).

De valkuilen omzetten in succesfactoren

In het artikel wordt geschreven dat voor process mining geldt dat er heel wat geregeld moet zijn voordat met de aanpak begonnen kan worden. Wist u dat wij vaak al in één werkdag een eerste extractie kunnen verzorgen? Onze tool-kit bevat naast process mining software namelijk ook “standaard” event logs uit Oracle EBS, deze kunnen gelijk toegepast worden op de data in uw omgeving. Het verkregen model moet u zien als vertrekpunt van waaruit wij gezamenlijk verder werken.

Doordat vooraf eerst de onderzoeksvraag is vastgesteld en wij beschikken over standaard event logs brengen wij snel het daadwerkelijke proces in beeld dat hoort bij de gedefinieerde onderzoeksvraag. De resultaten die worden getoond met process mining worden altijd doorgesproken met medewerkers en proceseigenaren. Niet voor niets zeggen wij altijd; denk groot start klein.

Om niet te verzuipen in het grote woud van onderzoeksvragen handelen wij vraag na vraag af. Door op deze manier de focus te houden zien wij dat er snel een eerste succes(je) wordt geboekt. Hierdoor worden medewerkers enthousiast wat bijdraagt in meer betrokkenheid en een sterke drive om met een nieuwe (complexere) onderzoeksvraag verder te gaan.

Een valkuil die ook in het eerder genoemde artikel wordt genoemd is dat er een te groot vertrouwen in de techniek ontstaat. De juiste interpretatie van de data is van groot belang. Helemaal mee eens. Door gefocust te blijven op de onderzoeksvraag en hieraan de data te interpreteren (o.a. bepalen van het juiste case id en activities) wordt op een natuurlijke manier deze valkuil vermeden.

Nadat de eerste onderzoeksvragen zijn beantwoord wil men snel overgaan tot procesverbeteringen. Prima keuze maar ook hier geldt; houd het simpel. Denk in grote verbeteringen start met kleine. Wij kunnen u prima helpen met het verbeteren van uw proces door (set-up) aanpassingen voor te stellen en indien gewenst zelfs voor u door te voeren. Dit kunnen grote wijzigingen zijn maar ook kleine die snel zijn door te voeren. Zo kan bijvoorbeeld het verplicht maken van een bepaald veld dat vaak vergeten wordt in te vullen al een hoop rework schelen. Na een aantal dagen analyseert u het proces opnieuw en beoordeelt u of de aanpassing het gewenste effect heeft gehad.

Conclusie

Door het gebruik van process mining worden vragen beantwoord die tot op heden niet beantwoord konden worden. Vaak onderkent men dat er procesverbeteringen zijn door te voeren, maar waar nu exact de knelpunten zich in het proces bevinden is moeilijk aan te geven. Process mining maakt dit direct inzichtelijk, gebaseerd op feiten. In de praktijk merken wij dat het moeilijk is om de focus te blijven houden op één onderzoeksvraag. De reden is echter positief; er wordt gelijk zoveel inzichtelijk. Maak vooraf een checklist per onderzoeksvraag waarbij is aangegeven wat de  minimale vereisten zijn om de vraag goed te beantwoorden. Hoe uitdagend het ook is, blijf gefocust!

Happy mining!

Jasper Feijen

Comments are closed.